فرم گزارش ماهانه پروژه: راهنمای کامل تهیه و اصول کلیدی

تهیه فرم گزارش ماهانه یکی از وظایف کلیدی و تخصصی هر کارشناس دفتر فنی است. این سند، برخلاف گزارش‌های روزمره، یک گزارش استراتژیک است که برای ارائه به مدیران ارشد، کارفرما و سایر ذی‌نفعان پروژه تهیه می‌شود. هدف اصلی آن، ارائه یک تصویر بزرگ و قابل فهم از وضعیت کلی پروژه در یک بازه زمانی یک ماهه است.

این مقاله، یک راهنمای کاربردی برای درک ساختار یک گزارش ماهانه حرفه‌ای و نکاتی است که به شما به عنوان یک کارشناس دفتر فنی کمک می‌کند تا گزارشی دقیق، کامل و تاثیرگذار تهیه نمایید.

ساختار یک گزارش ماهانه استاندارد: از کل به جزء

یک گزارش مؤثر، باید بتواند در کمترین زمان، بیشترین اطلاعات را منتقل کند. به همین دلیل، ساختار آن معمولاً دو بخشی است: یک بخش خلاصه‌ برای مدیران و یک بخش جزئیات برای تیم پروژه.

بخش اول: داشبورد مدیریتی (خلاصه گزارش)

این بخش که در شیت اول قالب اکسل ما قرار دارد، برای مدیری است که می‌خواهد در یک نگاه، وضعیت کلی پروژه را ارزیابی کند.

عکس ۱: نمودار پیشرفت فیزیکی در فرم گزارش ماهانه را که بصورت کاملاً گرافیکی و زیبا تهیه شده است را نشان می دهد(نمودار بصورت کاملا خودکار طراحی شده و شما کافیست اعداد حاصل از پیشرفت فیزیکی واقعی و برنامه ریزی شده  هر ماه را در آن وارد نمایید تا نمودار ستونی و منحنی پیشرفت پروژه بصورت کامل ترسیم شود.

• نمودارهای پیشرفت (S-Curve): این نمودارها به مهم‌ترین سوال مدیر پاسخ می‌دهند: “آیا از برنامه زمان‌بندی جلوتر هستیم یا عقب‌تر؟”
• تحلیل وضعیت مالی: این بخش وضعیت هزینه‌ها را در مقایسه با بودجه مصوب نشان می‌دهد و به مدیر در رصد سلامت مالی پروژه کمک می‌کند.
• مشکلات و ریسک‌های کلیدی: یک گزارش خوب، فقط پیشرفت‌ها را نشان نمی‌دهد. در این قسمت، مهم‌ترین چالش‌های ماه گذشته لیست شده و اقدامات انجام شده برای حل آن‌ها شرح داده می‌شود.

بخش دوم: گزارش تفصیلی (جزئیات پشتیبان)

داده‌های ارائه شده در داشبورد مدیریتی، باید قابل استناد باشند. یک گزارش ماهانه قدرتمند، بر روی داده‌های دقیق استخراج شده از فرم گزارش روزانه (دانلود فرم گزارش کلیک کنید)  و تحلیل‌های انجام شده در فرم گزارش هفتگی (دانلود فرم گزارش هفتگی کلیک کنید)  بنا می‌شود.

 عکس ۲: شیت مربوط به جدول آمار ماشین آلات مورد استفاده در کارگاه که در فرم گزارش ماهانه کاملا زیبا و گرافیکی طراحی شده است.

معرفی قالب اکسل گزارش هفتگی عمران F1:

این فرم و قالب گزارش ماهانه ی  آماده شده، شامل بیش از ۱۶ شیت تخصصی برای ثبت این جزئیات است، از جمله:

• ✅ شیت اهم کارهای انجام شده: شرح دقیقی از فعالیت‌های تکمیل شده در ماه گذشته.
• ✅ شیت‌های آمار نیروی انسانی و ماشین‌آلات: ابزاری عالی برای کارشناسان دفتر فنی جهت تحلیل بهره‌وری.
• ✅ شیت موانع و مشکلات: برای ثبت مستند تمام عواملی که باعث کندی کار شده‌اند. این اطلاعات، ورودی اصلی برای تهیه یک قالب لایحه تاخیرات حرفه‌ای، و قابل دفاع خواهد بود.
• ✅ شیت مکاتبات: بایگانی و پیگیری تمام نامه‌های کلیدی ماه برای جلوگیری از اختلافات قراردادی.
• ✅ شیت گزارش تصویری: ارائه مستندات بصری از پیشرفت کار که برای کارفرما بسیار جذاب است.
• و غیره ، که برای هر بخش سعی شده از المان های گرافیکی متنوع استفاده بشه ، که به زیبایی بصری هر چه بیشتر گزارش و همچنین حرفه ای بودن آن کمک کند.

این ساختار گزارش‌دهی، با اصول گزارش‌دهی استاندارد در مدیریت پروژه (PMI) کاملاً هماهنگ است.

همانطور که ملاحظه کردید، تهیه چنین گزارش جامعی نیازمند یک ساختار از پیش طراحی شده و حرفه‌ای است. برای صرفه‌جویی در ده‌ها ساعت زمان، ما این ساختار کامل را در قالب یک فایل اکسل آماده برای شما فراهم کرده‌ایم.

 جهت خرید و دانلود فوری پس از پرداخت کلیک نمایید:

۳۵۰,۰۰۰ تومانخرید و دانلود فوری

بروزرسانی ها:

 تاریخ (۲۵ تیر ۱۴۰۴) – فایل PDF راهنمای تکمیل نمودار گرافیکی پیشرفت پروژه اضافه گردید

توجه: تعدادی از افراد سودجو بدون هر گونه تخصصی اقدام به کپی برداری ناقص از فایلهای تیم عمران اف یک کرده اند، مطلع باشید، که فایلهای این وبسایت به منظور ارتقای کیفیت ، به صورت دوره ای بازنگری و ارتقا داشته و گاهاً حتی راهنمای استفاده به صورت pdf و یا ویدئویی آموزشی گام به گام برای کاربران تهیه و در فایل دانلودی آنها قرار میگیرد؛ لذا پیش از هرگونه اقدامی مطلع باشید که هرگونه خرید از سایتهای مشابه فاقد پشتیبانی از طرف ما می باشد. 

 توصیه مهم:

۱- این فرم طی سال ها تجربه و با مشورت جمعی از سرپرستان دفتر فنی پروژه های مختلف و مهندسین باتجربه در این حوزه تهیه و تنظیم گردیده و شما را از استفاده سایر قالب های گزارش ماهانه بی نیاز خواهد نمود. اگر کارشناس کنترل پروژه، سرپرست دفتر فنی و یا پیمانکار هستید و قصد تهیه و ارائه فرمت کاملی از گزارش ماهیانه (به صورت زیبا و گرافیکی) را به کارفرما و یا دستگاه نظارت خود را دارید، پس در تهیه و خرید این محصول هیچگونه شک یا تردیدی نداشته باشید.

تنها با تکمیل ۱۶ شیت طبق الگو فرم گزارش ماهانه عمران F1 و مطابق با ترتیب شیت ها ، می توانید گزارشی کاملاً حرفه ای و پیشرفته تهیه کنید و علاوه بر اینکه  نظر مدیران و کارفرمای خود را جلب کرده ، سرعت خیلی خوبی برای تهیه این گزارش کاربردی داشته باشید. 

برای یادگیری عمیق‌تر اصول و تئوری گزارش‌نویسی، می‌توانید مقاله جامع ما در مورد نحوه نگارش گزارش ماهانه را مطالعه کنید.