گزارش ماهانه و همه چیز در مورد آن، در این مقاله آموزشی سعی داریم به یکی از مهارت های ضروری که هر مهندس شاغل در دفتر فنی پروژه باید به آن تسلط کامل داشته باشد، یعنی تهیه تهیه و تدوین گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه بپردازیم.

در این مقاله آموزشی سعی داریم که به صورت بخش به بخش به مباحثی نظیر علت و ضرورت قانونی تهیه گزارش ماهانه پروژه (گزارش پیشرفت ماهیانه پروژه) بپردازیم و پس از آن به ویژگی ها و ارکان مهم یک قالب گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه خوب پرداخته می شود و در انتها به نکات تجربی و ضروری در خصوص نحوه تنظیم،  ارائه و ارسال گزارش ماهانه به سایر عوامل پروژه مانند کارفرما و شرکت مشاور اشاره ای خواهد شد.

۱- تهیه و ارائه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه، اجباری است یا اختیاری؟!

 

جواب سوال مطرح شده خیلی بدیهی و واضح است و شاید کمتر کارشناسی در دفترفنی یک پروژه باشد که از اهمیت تهیه گزارش روزانه و ماهانه بی اطلاع باشد ولی از آنجا که سعی ما در این مقاله است که به هر نوع پرسشی پاسخ داده باشیم ، پس لازم دیدیم که همان اول بحث این سوال را مطرح کرده و به آن پاسخ دقیقی بدهیم.

۱-۱- پاسخ قانونی به لزوم تهیه گزارش پیشرفت ماهانه پروژه (گزارش ماهانه)

از آنجا که در تمامی قراردادهای پروژه های دولتی و همینطور اکثر پروژه های مربوط به شرکت های غیردولتی، نشریه ۴۳۱۱ سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با عنوان شرایط عمومی پیمان به عنوان بخشی جدانشدنی از قرارداد است، به همین دلیل به عنوان یک منبع رسمی و قانونی توجه شما را به بخشهایی از این نشریه در خصوص تهیه و ارائه گزارش پیشرفت ماهیانه پروژه جلب می کنیم:

در بند (هـ) ماده ۱۸ شرایط عمومی پیمان (صفحه ۱۸) با عنوان “مسئولیت حسن اجرای کار، برنامه کار، گزارش پیشرفت کار، هماهنگی با پیمانکاران دیگر، رئیس کارگاه” در خصوص تهیه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه توسط پیمانکار شرح زیر است:

پیمانکار مکلف است در پایان هر ماه، گزارش کامل کارهای انجام شده در آن ماه را تهیه نماید. شکل و چگونگی تهیه گزارش را مهندس مشاور تعیین می کند. این گزارش، شامل مقدار و درصد فعالیتهای انجام شده، میزان پیشرفت یا تأخیر نسبت به برنامه زمانی تفصیلی، مشکلات و موانع اجرایی، نوع و مقدار مصالح و تجهیزات وارد شده به کارگاه، تعداد و نوع ماشین آلات موجود و آماده به کار، تعداد و تخصص نیروی انسانی موجود و دیگر اطلاعات لازم می باشد. در صورتی که جزئیاتی دیگری برای چگونگی تهیه گزارش پیشرفت کار در اسناد و مدارک پیمان تعیین شده باشد، پیمانکار موظف به رعایت آن است.

همانطور که از متن بالا مشخص است، طبق ماده ۱۸ شرایط عمومی پیمان به لحاظ قانونی، تهیه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه از وظایف ضروری پیمانکار بوده و به همین دلیل چنانچه وسعت پروژه به حدی باشد که در آن از جانب پیمانکار واحدی تحت عنوان دفترفنی پروژه تشکیل شده باشد، وظیفه این واحد و بخش کنترل پروژه آن تهیه دقیق و ارائه این گزارش به مهندس مشاور و کارفرما و اخذ تایید نهایی آن است.

۲-۱- پاسخ منطقی و تجربی به لزوم تهیه گزارش پیشرفت ماهانه پروژه (گزارش ماهانه)

 

خوب تا به اینجا با منطق قانونی به اهمیت و ضرورت تهیه گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه اشاره شد؛ اما حتی اگر از دیدگاه قانونی هم بگذریم (و حتی اگر کارفرما اصراری به ارائه گزارش ماهانه پروژه نداشت) به دلایل زیر بهتر است گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه توسط پیمانکار تهیه شود:

• تهیه گزارش ماهانه باعث می شود، مدیران شرکت پیمانکار با مطالعه آن خیلی سریع به مشکلات پیش روی پروژه و دلایل ایجاد تاخیر در هر قسمت ، پی برده و راهکارهای رفع آنها را بیابند. همچنین باید توجه کنیم که این گزارش و گزارش روزانه یکی از مهمترین مستندات هر پروژه ای است و باید کاملاً با نگرشی استراتژیک تهیه و تنظیم شوند، زیرا که این دو گزارش خود به تنهایی منبعی کاملاً رسمی برای تهیه گزارش تأخیرات پروژه یا همان لایحه تاخیرات است.

 

• یکی دیگر از دلایل مهم تهیه گزارش ماهانه پروژه ، ایجاد سیستم آرشیو و بایگانی مربوط به اطلاعات یک پروژه توسط پیمانکار است. برای روشن تر شدن این قضیه مثالی می زنیم : فرض کنید مدیر پروژه یا کارفرما از شما بخواهد آمار کل کارگران فعال یا روزهای فعال یک ماه خاصی از پروژه را به او خیلی سریع گزارش دهید. شما دو راهکار پیش رو دارید! یک راهکار می تواند مراجعه به کل گزارش های روزانه ماه مورد نظر و استخراج اطلاعات مورد نظر باشد (که البته کاری تقریبا وقت گیر است !) و راه دیگر مراجعه به جدول مربوطه در گزارش ماهانه و برداشت و استخراج یک عدد!!!(به همین راحتی) به نظر شما کدام یک راحت تر است؟
• به همین دلیل است که یک کارشناس دفترفنی باتجربه سعی در ایجاد سیستم بایگانی خواهد نمود و با سیستم سازی و بایگانی صحیح چه به صورت فیزیکی و چه به صورت دیجیتالی و در کامپیوتر خود، سعی در راحت تر نمودن کارها و امور دفتر فنی دارد.

پی نوشت: در مقالات آینده سعی می کنیم از نحوه پوشه بندی و ایجاد سیستم آرشیو در به صورت آرشیو در کامپیوتر و به صورت فیزیکی در بایگانی بیشتر صحبت کنیم.

۲- برای یک تهیه گزارش ماهانه پروژه از کجا شروع کنیم؟

 

خوب تا به اینجا به نتیجه رسیدیم که تهیه گزارش ماهانه یک امری بسیار ضروری برای هر پروژه ای است که حتی در اغلب موارد به نفع خود پیمانکار است!

سوالی که در خیلی از مواقع اغلب دوستان و همکاران تازه کار از ما می پرسند این است که چگونه یک گزارش ماهانه کامل تهیه کنیم ؟! و یا از کجا شروع کنیم؟ چطور اطلاعات اجرایی پروژه را جمع آوری کنیم ؟ آیا قالب آماده و جامعی (فرم گزارش ماهانه) برای تهیه این گزارش وجود دارد؟

یا گاهی نیز سوال می شود که کدام یک از نرم افزارهای اکسل (Excel) و یا (Word) برای تهیه گزارش ماهانه بهتراست؟

در ادامه سعی می کنیم به سوالات پیش آمده پاسخ دهیم و به شما کمک کنیم تا یک گزارش ماهانه کامل بنویسید.

۱-۲- از کجا شروع کنیم و اطلاعات گزارش پیشرفت ماهانه چگونه جمع آوری می شود؟

قبل از هر چیز باید بدانیم که گزارش ماهانه شامل چه اطلاعاتی بوده و تا پس از آن بتوانیم به سراغ جمع آوری اطلاع رویم.

۱-۱-۲- معرفی بخش های کلی گزارش پیشرفت ماهانه پروژه

قبل از هر چیز یادآوری می کنیم فرمت مورد بحث گزارش ماهانه پروژه در این مقاله یک فرمت کاملاً پیشنهادی بوده و رعایت تمامی بخشهای آن ضرورتی ندارد ولی در نظر داشته باشید که یک گزارش حرفه ای و جامع، اطلاعات زیر را شامل می شود:

• جلد و سربرگ: اولین صفحه هر گزارش ماهانه جلد و سربرگ پروژه است که در این صفحه مشخصات کلی پروژه مانند عنوان پروژه و نام کارفرما و مهندس مشاور و پیمانکار (به همراه ذکر نام ماه تهیه گزارش پروژه) است. معمولاً در این صفحه تصویری از آخرین وضعیت پروژه قرار داده می شود.
• فهرست صفحات: چون ممکن است تعداد صفحات گزارش زیاد زیاد باشد ، بهتر است که از فهرست به همراه شماره گذاری صفحات در برای بهبود هر چه بهتر ارائه گزارش استفاده کنید. بنابراین وجود فهرست علاوه بر بهبود ساختاری گزارش، به محتوای آن نیز ظاهری حرفه ای می دهد.
• برگ مشخصات کلی پروژه: این برگ حاوی اطلاعات کلی پروژه است. اطلاعاتی مانند تاریخ شماره و تاریخ قرارداد، تاریخ تحویل زمین، وضعیت پیشرفت فیزیکی و ریالی پروژه ، شماره آخرین صورت وضعیت، مبلغ آخرین صورت وضعیت تایید شده و اطلاعاتی از این قبیل می باشد.

 

این برگه باید تا حد ممکن تمامی اطلاعات پروژه را از ابتدای شروع آن تا ماه مورد نظر را به صورت خلاصه در خود جای دهد.

• پلان و نقشه جانمایی کلی پروژه و مشخصات کردن فضاهای کاربری: در این صفحه جانمایی کلی زمین پروژه، محل کارگاه و بارانداز (محل تخلیه مصالح و انبار آنها) قرار داده می شود. شما می توانید از نقشه های موجود در قالب نرم افزار اتوکد و  یا گوگل ارث برای تهیه تصویر های مورد نیاز این بخش استفاده کنید.

• اهم فعالیت های انجام شده به تفکیک هفته و جداول پیشرفت احجام پروژه: این صفحه شامل جداولی است که  خلاصه فعالیت های انجام شده در پروژه را به تفکیک هفته در ماه مورد نظر بیان می کند. منظور از فعالیت های انجام شده، فعالیت های کارگاهی و اجرایی است . سعی کنید اطلاعات نه به صورت خیلی خلاصه و نه خیلی ریز ارائه شود.

در جدول احجام پروژه، براساس نقشه های پروژه حجم کلی فعالیت های اصلی متره شده و در هر ماه پیشرفت حجمی آن فعالیت در جدول مربوطه درج می گردد.

• نمودار پیشرفت فیزیکی پروژه: این صفحه براساس برنامه زمانبندی مصوب که در ابتدای پروژه مورد تایید کارفرما قرار گرفته است ، ترسیم می شود و در صورتی که به نرم افزارهای مایکروسافت پراجکت (MSP) و یا پرایماورا (Primavera) مسلط هستید ، می توانید از نرم افزارهای مورد نیاز داده های مربوطه را استخراج کنید و در نهایت نمودارهای مربوطه رو ترسیم کنید.

 

• لیست برنامه های زمانبندی و به ترتیب نسخه و زمان تصویب آنها: گاهی در پروژه ها وضعیتی رخ (به علل تاخیرات زیاد و یا افزایش احجام پروژه) می دهد که با نظر کارفرما برنامه زمانبندی جدیدی پس از شروع پروژه تعریف و تصویب شود، به همین جهت جدولی در این خصوص تهیه می شود که اطلاعات نسخه ها و ویرایش های برنامه های زمانبندی را همراه  با زمان تصویب توسط کارفرما در آن جدول درج می شود.

• موانع و مشکلات پروژه: شاید یکی از مهمترین بخش های گزارش پیشرفت ماهانه پروژه این بخش باشد، همانطور که از عنوان مشخص است موانع و مشکلاتی که باعث توقف و یا کندی عملیات اجرایی می گردد در این صفحه بایستی درج شود. این بخش از این نظر اهمیت است که در تنظیم و تدوین لایحه تاخیرات پروژه بسیار نقش پررنگی دارد به این دلیل که پس از تصویب گزارش ماهانه شما توسط کارفرما و مشاور، شما می توانید در دفاع از لایحه تاخیرات به آن استناد کنید.

• مصالح ورودی به کارگاه: در این بخش جدولی وجود دارد که مصالح ورودی به کارگاه در ماه تهیه گزارش درج می شود. آیتم های این جدول شامل نوع مصالح، واحد، مقدار و توضیحات اضافی مربوط به آن آیتم می باشد. این جدول نیز می تواند در تهیه صورت وضعیت و محاسبه مبلغ مصالح پای کار نیز مورد استفاده قرار گیرد. (البته باید در نظر داشت روش اصلی دریافت مبلغ مصالح پای کار تهیه، تنظیم صورتجلسات مختص به خود می باشد ولی چنانچه به هر دلیلی پیمانکار در انجام این کار قصور کرده باشد، می تواند از گزارش ماهانه مربوط به آن ماه جهت محاسبه مبلغ مصالح پای کار استناد کند.)

• آمار نیروی انسانی: این صفحه نیز شامل جدولی می باشد که پرسنل ستادی و کارگاهی در هر روز آمارگیری شده در این جدول درج می شود و با این روش شما آمار کل پرسنل خود را به تفکیک در هر روز و در هر ماه خواهید داشت.

• آمار ماشین آلات: این صفحه هم مشابه آیتم قبلی (آمار نیروی انسانی) متشکل از جدولی است که آمار ماشین آلات مورد استفاده در هر روز در خود جای می دهد.

 

• آخرین صورت وضعیت ارسالی: این قسمت مبلغ ارسالی و درصد تایید شده و پرداختی هر فعالیت اصلی از آخرین صورت وضعیت ارسالی پیمانکار پروژه را نشان می دهد.
• خلاصه گردش کار صورت وضعیت های موقت: در این جدول، تاریخچه کلیه صورت وضعیت های ارسالی و اقدام های صورت گرفته بر روی آنها و به همراه تاریخ تایید و مبلغ تصویبی به تفکیک هر عامل (پیمانکار، مشاور و کارفرما) را نشان می دهد.
• تصاویر: این صفحه شامل مجموعه تصاویری از فعالیت های انجام گرفته است. تصاویر مربوطه باید کاملاً واضح و گویای انجام فعالیت مورد نظر باشد.

پی نوشت: در طول ماه یکی از مباحثی که  کارشناسان دفترفنی و کنترل پروژه با تجربه دقت لازم را دارند، عکس برداری منظم و روزانه از کلیه فعالیت های کارگاهی و حتی بازدید های کارفرما از پروژه است. براساس تجربه در موارد مختلفی دیده ایم که پیمانکار توانسته با استناد به یک یا چند تصویر مشاور و کارفرما را متقاعد کند فعالیت و یا اضافه کاری خاصی را انجام داده است و یا عامل و عواملی باعث تعطیلی کار یا کندی آن شده است.

• مکاتبات: کلیه مکاتبات صورت گرفته مابین پیمانکار با مشاور و کارفرما در ماه مورد نظر گزارش در این بخش درج می گردد. البته بهتر است به منظور کارایی بیشتر، بهتر است که نامه های دریافتی و ارسالی از یکدیگر تفکیک شوند. جدول نامه های دریافتی یا ارسالی شامل آیتم های (تاریخ و موضوع نامه ، نام ارسال کننده و دریافت کننده) می باشد.

 

• شرایط جوی: منظور از شرایط آیتم های نظیری حداقل و حداکثر درجه حرارت و همچنین وضعیت جوی (که می تواند آفتابی، ابری، بارانی ، برف و یخبندان) است.

جدول شرایط جوی نیز یکی از قسمتهای مهم گزارش ماهانه است که در آینده پروژه می تواند در تهیه لایحه تاخیرات پروژه بسیار مفید واقع شود.

۲-۲- با ساختار گزارش ماهیانه پیشرفت پروژه به صورت کامل آشنا هستم حال چگونه می توانم اطلاعات در جمع آوری کنم؟

به نظر می رسد با توضیح بخش های مختلف قالب گزارش ماهانه ، تا حدودی متوجه شده اید که اطلاعات مورد نظر را چگونه باید به دست آورد، از نظر ما موثق ترین روش، استفاده از گزارش های روزانه کارگاهی است. همانگونه که در ابتدای مقاله اشاره کردیم گزارش های روزانه، هفتگی و ماهانه جز جدا نشدنی اجرای هر پروژه هستند.

شما می توانید اکثر اطلاعات مورد نیاز در گزارش ماهانه را از طریق گزارش های روزانه کارگاهی مورد تایید دستگاه نظارت استخراج کنید. البته استفاده از گزارش های روزانه زمانی می تواند مفید باشد که شما از فرم گزارش روزانه جامعی استفاده کنید و اطلاعات نیز با دید و نگرشی کاملاً فنی درج شده باشد.

پی نوشت: در مقاله های آینده به ارکان اصلی یک فرم گزارش روزانه پرداخته می شود و سعی می کنیم به برخی از نکات مهم جهت تکمیل آن بپردازیم.

۳-۲- اکسل (Excel) و یا وُرد (Word)؟برای تهیه گزارش ماهانه، کدام نرم افزار بهتر است؟

 

در واقع با هر دو نرم افزار شما می توانید گزارش های ماهانه جامع و زیبایی تهیه کنید. ولی به لحاظ امکان فرمول نویسی (و برنامه نویسی) و ایجاد رابطه بین آیتم های هر جدول ما نرم افزار اکسل را توصیه می کنیم.

با استفاده از اکسل شما در اکثر جداول گزارش نیاز به انجام محاسبات ساده ریاضی تکراری (مانند ضرب، تقسیم، جمع و ضرب) نخواهید داشت و سرعت عمل شما در تهیه گزارش بسیار بالاتر خواهد رفت.

۴-۲- آیا قالب کامل و قایل ویرایشی برای این تهیه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه وجود دارد؟

بله، وبسایت عمران F1 قالب تقریبا کاملی را در این زمینه تهیه و آماده نموده است که در صورت تمایل می توانید از آن در پروژه های خود بهره بگیرید. از ویژگی های این قالب علاوه بر پوشش کامل مطالب و محتوا قابل ویرایش بودن هر صفحه، طراحی گرافیکی مناسبی داشته که نظر مدیر و کارفرمای پروژه شما از هر نظری جلب خواهد شد.

برای آشنایی بیشتر با فرم گزارش ماهانه پروژه عمران F1 اینجا را کلیک کنید.

۳- نتیجه گیری و پیشنهاد

در این مقاله آموزشی سعی کردیم تا حد امکان به صورت جامع و کامل به مبحث گزارش نویسی پیشرفت ماهیانه پروژه بپردازیم. گرچه در هر قسمت می توان به جزییات بیشتری اشاره کرد که البته ممکن بود پرداختن به آنها خارج از حوصله شما کاربر گرامی باشد.

در پایان به چند نکته مهم که بنا بر تجربه خود ما ضروری است که در نظر داشته باشید، می پردازیم:

• در پایین تمامی صفحات گزارش های ارسالی محلی برای مهر و امضا عوامل پروژه (پیمانکار، مشاور و کارفرما) در نظر گرفته شود. همچنین توصیه می شود گزارش ماهانه را به صورت هماهنگ و گام به گام در طول ماه تکمیل کنید و انجام آن را به روزهای پایانی ماه موکول نکنید. زیرا معمولاً روزهای پایانی هر ماه هر پروژه معمولاً روزهای پر مشغله ای است و وقت شما ممکن است با درخواست مدیران خود برای ارائه گزارش های داخلی به آنها و یا تهیه صورت وضعیت پر شده باشد.(البته سیکل و روال کاری و همچنین نحوه تقسیم وظایف در پروژه ها ممکن است با آنچه در اینجا بیان شده، متفاوت باشد ولی حداقل نتیجه ای که از انجام این کار می گیرید این است که شما همیشه وقتی کافی برای هر چه بهتر کردن گزارش خود خواهید داشت)

 

• پس از تهیه و تدوین گزارش، دقت داشته باشید که ارسال آن به هر یک از عوامل پروژه به همراه نامه باشد و حتماً توصیه می کنیم که پس از تحویل گزارش حتما نامه مربوطه در دبیرخانه ثبت گردد و شماره ثبت آن در دبیرخانه را تحویل بگیرید زیرا به تجربه ثابت شده است که برخی اندک از عوامل (کارفرما یا مشاور) پس از دریافت نامه ها با تاخیر اقدامات لازم را جهت ثبت و بررسی نامه های ارسالی انجام می دهند و به همین دلیل ممکن است شاید در آینده به مشکلات مختلفی برخورد کنید (به عنوان مثال در یکی از پروژه ها پیمانکار نامه ای را به مشاور ارسال کرده بود و پس از گذشت مدت یک ماه و پس از پیگیری های زیاد، مشاور به راحتی اعلام نمود که اصلا نامه ای از سمت پیمانکار دریافت ننموده است !! هدف ما از ذکر این مثال فقط رسیدن به این نکته است که کاملاً در بحث ارسال نامه حتماً پیگیر ثبت نامه های خود در دبیرخانه و دریافت رسید آن باشید!)

 

• پس از ارسال گزارش خود و انجام ویرایش های مورد نظر کارفرما و یا مشاور، توصیه می شود حتما پیگیری های لازم جهت اخذ مهر و امضا هر یک از گزارش های ارسالی ماهیانه پروژه را انجام دهید و پس از آن، آنها را به نحو مناسب در سیستم بایگانی خود ثبت نمایید. بخاطر داشته باشید شاید مهمترین وظیفه دفترفنی پروژه انجام مستندسازی از کل مراحل پروژه و بایگانی بی عیب و نقص این مستندات باشد. اگرهمین یک کار به نحو عالی صورت پذیرد، سایر بخش های شرکت به راحتی خواهند توانست سایر اموری که به بایگانی شما مربوط است را به راحتی پیش ببرند.

 

• گزارش های ماهیانه خود را کاملاً سر وقت و منظم به عوامل پروژه ارسال کنید ، و سعی کنید تا حد ممکن در گزارش خود از المان ها و عناصر گرافیکی مناسب بهره بگیرید. پرینت و خروجی گزارش ها حتماً به صورت رنگی باشد و به نحو مناسب مجلد شود. به یاد داشته باشید که انجام این کارها شاید ضروری به نظر نرسد ولی در صورت انجام دقیق آنها نه تنها باعث می شوید وجهه شرکت شما (حداقل از دید دیگران) به لحاظ فنی بودن ارتقا یابد بلکه سایرعوامل پروژه متوجه حرفه ای بودن شخص شما خواهند شد.

 

در پایان از شما کاربر گرامی خواهشمندیم نظرات خود را در پایین همین صفحه (قسمت دیدگاه ها) برای ما ارسال کنید. چنانچه سوالی در این زمینه دارید در پایین صفحه مطرح کنید.

همچنین سعی می شود در آینده نسخه PDF این مقاله به صورت Ebook در دسترس کاربران گرامی قرار گیرد تا بتوانید بهتر از آن استفاده کنید.

با قالب گزارش ماهانه عمران F1 آشنا شوید(کلیک کن)

 

امتیاز شما به این مقاله:

[ratings]